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Expansão + Planejamento = Economia

Publicado em: 2015-09-10 01:50:22

Chega o momento em que a empresa precisa planejar sua expansão, seja por necessidade ou por oportunidade. E não esqueça: um bom planejamento pode render uma saudável economia.

 

Quando a intenção de expandir sua empresa inicia, o empresário volta suas atenções para alguns pontos igualmente importantes, tais como: aquisição de máquinas e equipamentos, contratação e treinamento de equipes, estratégias de vendas e logística de distribuição adequada à nova capacidade planejada (sem paralisar a estrutura atual), e ainda precisa continuar resolvendo os desafios diários. Com tanta coisa a fazer, o empresário acaba deixando em segundo plano todo aspecto relacionado às instalações necessárias a essa expansão.

 

Existem duas possibilidades para as expansões, denominadas “greenfield” (construção nova) e “brownfield” (reforma ou ampliação de unidade existente), onde cada uma delas possui características e necessidades específicas que devem ser estudadas e avaliadas em conjunto com a estratégia de expansão da empresa.

 

A falta de uma correta especificação técnica e respectivo planejamento podem causar enormes prejuízos à empresa, seja pelo atraso na conclusão da obra e consequente comprometimento da produção e do faturamento, seja pelo aumento dos custos devido a retrabalhos e baixa margem de ganho na negociação dos insumos.

 

As contratações e aquisições quando planejadas e realizadas adequadamente podem gerar uma economia de até 30% em comparação a compras e contratações emergenciais ou com especificações inadequadas.

 

Como então o empresário deve agir para prevenir essa situação? Como garantir que os prazos do plano de expansão sejam atendidos e que os custos fiquem dentro do previsto?

 

É importante a empresa se dedicar à definição das necessidades e objetivos, buscando uma assessoria técnica capacitada e percebendo que qualquer falha ou desatenção na construção pode gerar uma operação ineficiente ou inadequada, até a próxima intervenção que certamente demandará recursos adicionais.

 

Três fatores tem impacto direto no sucesso da execução da expansão: tempo, custo e qualidade.

 

Tempo

 

Planejar corretamente e destinar o tempo adequado a cada etapa. A urgência possui um alto custo devido a turnos extras de trabalho, disponibilidade de equipamentos, restrições de fornecedores capacitados a atender o prazo exíguo, aumento de efetivo específico para um determinado projeto, custo de oportunidade frente a outras atividades, dentre outros. Iniciar o mais breve possível não é garantia de execução rápida nem de atender o prazo. Afinal, muitas vezes um início mal planejado e atropelado compromete todo o andamento. No fator tempo, não só o prazo é importante, mas também a época, pois realizar serviços de fundação ou de cobertura na época de maior incidência de chuvas traz grande impacto ao prazo do empreendimento. Outras épocas podem impactar, como férias escolares, feriados, épocas de colheita, eventos especiais, tudo dependendo do porte e localização da obra e das demais empresas envolvidas.

 

Custo

 

Este fator é o mais claramente percebido, pois impacta diretamente nos outros dois. O planejamento e capacidade financeira da empresa devem ser compatibilizados com a execução, evitando assim paralisações indesejadas ou baixa produtividade. Outro aspecto importante deste fator é preservar a relação dos recursos disponíveis para a totalidade do projeto. Economizar nos materiais das instalações para garantir um mobiliário de luxo, por exemplo, pode causar grandes transtornos e prejuízos para a empresa. O uso de linhas de financiamento e liberações de recursos condicionados e evolução da obra, devem ter uma atenção e condução próprias.

 

Qualidade

 

Este fator possui dois enfoques: o que fazer e como fazer. Normalmente o “como fazer” é relativamente bem controlado através das inspeções e conferência de recebimento de serviços, mas os principais problemas enfrentados são relativos ao “o que fazer”. Uma correta e completa definição do escopo, dos materiais e sistemas construtivos e de funcionamento, compreendidos nos projetos e memoriais vão definir as formas de contratação, de aquisições e a condução da execução. Uma receita para grandes problemas de execução é contratar a empresa executora com os projetos incompletos, o que infelizmente é o mais comum de acontecer. Destaca-se a grande importância da elaboração dos projetos de todas as disciplinas necessárias e a compatibilização entre eles. Questões como acessos, interferências com instalações existentes, infraestrutura disponível e outros fatores, devem ser identificados e constar dos planos de trabalho. Resolver na hora de executar custa muito mais caro, leva mais tempo e dificilmente a solução adotada será tão eficiente quanto a projetada previamente.

 

Tão importante quanto estes fatores é a correta gestão na fase em implantação, a execução da obra propriamente dita. Uma gestão profissional e tecnicamente capacitada visa garantir que sejam observadas todas as definições e diretrizes estabelecidas na fase de planejamento, atuando através do monitoramento e controle, e adotando as medidas necessárias à realização das atividades.

 

Um relatório da BNAmericas, através de sua equipe Project Risk Analytics, verificou que os 100 principais projetos realizados na América Latina tiveram aumentos de 55% em seus orçamentos originais. Este aumento de custo se concentrou em 51 projetos, dos quais 31 haviam registrado mudanças de mais de 40% frente suas estimativas originais. O atraso médio foi de 45%, com um máximo de 62%, e um sobrepreço médio de 63%, com um máximo de 115%.

 

Segundo o estudo, a gestão financeira aparece como o fator mais citado na hora de se incrementar as previsões orçamentárias. Neste âmbito, podem-se considerar aspectos como a inflação ou erros de confecção do orçamento, ou ainda dificuldades em receber pagamentos oportunamente.

 

Fatores ligados ao projeto foram a segunda opção mais mencionada, o que envolve casos de mudança no alcance dos projetos ou redesenho de alguns de seus aspectos durante a execução.

 

Em terceiro lugar estaria a mão de obra, onde se incluem os conflitos trabalhistas, greves e as dificuldades de se encontrar pessoal especializado. Também foram mencionados como responsáveis pelos excessos nos gastos alguns fatores externos, como problemas ambientais, licenciamentos e as relações com as comunidades locais.

 

O aspecto positivo é que, se de 100 projetos, 51 apresentaram variação de prazo e custo, significa que outros 49 foram realizados dentro dos padrões previstos. Portanto, é possível sim realizar empreendimentos dentro do prazo e custo planejados, desde que desenvolvidos e acompanhados por profissionais capacitados.

 


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